部下

上司「今回のキャンペーンの準備は順調？何がうまくいっている？」
部下「商品説明DVDの出来がいいんです。今回頼んだ制作会社、大正解ですね」
上司「君が発掘したんだろう。さすがだね。他の人にも教えてあげよう」

1. ほめるのは難しくない！

部下をほめたいけれど、何をどうやってほめたらいいかわからない、という声をよく耳にします。

部下は叱るよりもほめたほうが伸びると気づき始めているのに、肝心の実践のところでつまづいているようです。

みなさんが困っているのは、ほめる材料が見つからないということ。でも、質問を使えば簡単に部下をほめる材料が探せます。

「今、何がうまくいっている？」という質問をして、本人から「ほめる材料」を聞き出しましょう。材料を聞きだしたら、「いいね」「よく頑張ったね」「私もうれしいよ」と言ってねぎらってあげてください。

「今、何がうまくいっている？」という質問に、「特にありません」と答える人もいます。その場合には、「小さなことでも構わないよ」と再考を促します。

それでも「うーん、思い浮かばないですね」と答える人には、「そうなんだ。いいことがあるといいね」と言って、いったん話を切ります。

「うまくいっていること」がなかなか思い浮かばない人は、自分自身に対する評価が低い可能性があり、普段からケアしてあげる必要があります。

地味なことであっても本人が頑張っているポイントを見つけて、「〇〇してくれてありがとう。みんな助かっているよ」と言ってねぎらってあげてください。

2. ちょい足し質問で、部下のやる気をさらにアップ！

部下にうまくいっていることを聞いたあとに、ぜひ使ってほしい質問があります。

上司なら、部下が今抱えている問題を早めに見つけて解決したいと思うでしょう。

でも、いきなり「何かうまくいっていないことはある？」と聞かれたら、部下は尋問のように受け止めて、身構えてしまうかもしれません。

まずは、うまくいっていることに部下の意識を向け、ほめてあげてから、課題や問題を探る質問をします。

ここでも、質問の順番が大事です。

さらに、「どのようにすればその問題は解決すると思う？」と質問を続け、部下と一緒に解決策を考えてあげてください。

3. 行動の質とスピードが上がる

上司「今回のプロモーションが終わったとき、どんな状態になっていたら最高だと思う？」
部下「代理店や販売店の方々から、例年の2倍の注文をいただけたら最高ですね」

上司「先日の会議で、数値目標を決めたよね」
部下「トータルの売り上げで〇〇円です」

同じ行動をするのでも、はっきりした目標があるかないかで、行動する人のモチベーションは大きく変わります。

会議やプロジェクトを始めるときに、「終わったとき、どんな状態になっていたら最高？」という質問をチームメンバーに投げかけると、士気が上がり、行動の質も上がってきます。

部下とともに、会議やプロジェクトが非常にうまくいったあとの姿を想像してみてください。

成功後の姿をチームで共有していると、

「ではそのために何をしたらいいのか？」
「自分の役割は何なのか？」
「今日からできることは何か？」
「いつまでに何をすればいいのか？」

といった具体的なアクションにつなげやすくなります。

逆にゴールが明確に見えていないと、部下は「やらされ感」が強くなります。
もちろん会社という組織で働いている以上、社員が勝手に決められない制約事項もあります。

例えば、期が始まる前に決めた予算や売上目標、経費など。
こうした制約事項を踏まえて、達成の難易度が適正なゴールが設定されているかチェックすることも上司の役割です。

経験が少ない、または要領が悪い部下の場合、効率的な仕事の進め方ができていない場合があります。

たとえば、「資料を集める」などの簡単な仕事も、こちらが思っていないような段階でつまづいていることがあります。

1. 段取りが悪いとき

そんな様子が見られたら、
「どの順序で進めるのがいいと思う？」
「どうして、その順番がいいのかな？」
としつもんしましょう。

このとき、上司のあなたから「１，２，３の順番でやって」「まずこれを調べて、次にここに電話して・・・」などとすべての段取りを指示しないことです。

指示だけで終わらせてしまうと、部下にそれ以上の成長はありません。

また、すぐに「やり方を教えてください」と聞いてくる部下に対しても、
「まず、〇〇さんは、どういう順番で進めるのがいいと思う？」
と、部下の意見を聞くことから始めてください。

これは、上司に聞くことがいけないということではありません。
ただ何も考えずに答えだけを求めているときには、そのやり方を改めてもらう必要があるのです。

一方で、なかなか聞くことができずに、つまずいている部下もいます。

これは部下のタイプにもよりますが、優秀な人ほど上司に聞けないということがあるようです。相手が相談しやすい状況を作るのも上司の役割。話しやすい雰囲気を作るように心がけましょう。

どちらのタイプの部下であっても、「自分で考えて、それでもわからないと判断したときは、遠慮なく相談してくれていい」というスタンスで接するのがいいでしょう。

段取りは仕事を進める上での要です。ぜひ、しつもんでいいサポートをしたいものです。

2. 優先順位がわかっていないとき

数人の上司から同時に仕事を頼まれる部下の場合、何から手をつければいいのかわからず、仕事を進められないことがよくあります。優先順位をつけることで仕事はスムーズに進むのですが、なかなかそれができないケースも多いのです。

上司が気遣って優先順位を教えてあげることも大切ですが、本人が仕事を請け負うのですから、部下自身に優先順位をわかってもらう必要があります。

一方で、仕事を頼むほうは、誰もが自分の仕事を一番にしてもらいたいと思っています。ですので、「これ、急ぎで頼むよ」「すぐにやっといて」などと頼みがちです。

すると、部下の頭の中はパニックになり、優先順位など決められなくなります。

また、部下の場合、優先順位と言われても、つい簡単そうな仕事から手をつけてみたり、好きな上司の依頼から先に取りかかってみたり、本当に緊急なものがあっても面倒くさがって後回しにすることがあります。

その気持ちもわからなくはないですが、それで仕事が滞ってしまうのなら改善が必要です。

そんなときには、このようにしつもんしてみましょう。
「全体的に見て、一番緊急なのはどれ？」

このしつもんで、部下の手元にある案件を整理していきます。そしてさらに、
「その仕事は、なんでそこが期限なんだろう？」
「どうしてそこが期限か理解している？」
としつもんして、その期限の理由を考えてもらいます。

もしわからない場合は、仕事を頼んでいるそれぞれの上司に理由を確認してもらいましょう。

実はここがポイントです。

それは、受けている仕事のその先にあるシーンを明確にすることで、本当の優先順位が見えてくるからです。たとえば、上司に明日までと言われていても、実は上司がお客様に提出するのは来週だった、ということも多くあります。

まずは、あなたが期限について深堀りして聞いていくことで、何が大事なのかを部下に気づかせるのです。すると、部下が大事なポイントを押さえるようになります。

これができるようになると、部下自身が上司から仕事を請け負うときに、
「これは何日までに必要ですか？」
「なぜ、その日が期限なのですか？」
と確認する習慣がつくのです。

ここで本当の期日がわかると、部下自身で優先順位を決められるようになります。一番緊急なものから優先順位をつけていけば、滞りなく仕事を進めることができるでしょう。

また、慣れない仕事や仕事の質によっては、一人で進めることが困難な場合もあります。そのような場合には、

「誰と協力したらうまくいくと思う？」
「誰に助けてもらったら終わると思う？」
と聞いてみましょう。

責任感の強い部下ほど、人の力を借りることが選択肢の中にない場合があります。でも、誰かにサポートを求めるというのは、仕事を進める上で大切なひとつの手段です。

ぜひ上司のあなたの一言で、そのことに気づかせてあげてください。

部下には、段取りよく仕事をこなしてもらいたいと思うものです。
でも、最初から完璧にできる部下はそういないでしょう。

つい「こんなふうに進めて」「これと同じように作って」と、自分の理想の形にはめるような指示をしてしまいがちです。でも、これでは長期的な成長にはつながりません。

どんなしつもんをして部下を伸ばすべきなのか、ここで押さえておきましょう。

1. 「完成度」を高めるためのポイント

部下に仕事を依頼する際には、ただ仕事を頼むだけではなく、その仕事のポイントを考えてもらうしつもんを添えると、より効果的に取り組んでもらうことができます。

たとえば、企画書を依頼する場合、こんなふうに問いかけるといいでしょう。

上司「企画書を作ってもらいたいんだけど、この企画書は、なぜ必要だと思う？」
部下「新商品の販売促進のためですかね」
上司「そうだね。じゃあ、この企画書で一番重要な部分はどこだと思う？」
部下「新商品の良さをわかりやすく説明することですかね」
上司「そうだね。そこをメインにするといい企画書になりそうだね。あとは、どんな工夫ができそうかな？」
部下「他者の商品との差を、グラフで入れるのはどうでしょう？」
上司「いいね、それはわかりやすいね！まずはそれで作ってみよう」

このように、しつもんを使うことで、重要な部分が見えてきます。
一方的に「企画書を作って」と依頼すると、「前回の形式に合わせて作ればいい」「自分ができるものを作ればいい」など、ただの取り組みになってしまいがちです。

でも、その先に見る人がいることを意識したり、大事な部分が明確になると、完成度が上がります。これに気づかせてあげることが上司の役目です。

ときには、的外れの答えが返ってくることもあるでしょう。

そのような場合でも、「違うだろう？」と相手の意見を否定するのは避けてください。それを言ってしまうと、部下は意見を言いづらくなってしまいます。

自分とは違う意見だったとしても、いったん「そう考えているんだ」「そうなんだ」と受け止めましょう。

そして、
「ぼくはここがすごく大事だと思ってるんだ。それは◯◯だからだよ。どう思うかな？」
と、最後は上司の意見を伝えましょう。

相手の意見を聞くだけで終わってしまうと、結果的に全く違った方向に進んでしまうことがよくあります。ですから、部下の考えを聞いた上で、上司のあなたの意見を忘れずに伝えるようにしてください。

2. 最終の目的を意識づける

また、仕事にはいろいろな側面があり、行動は同じでも、その目的が異なることがあります。

たとえば、あるイベントを行うため、部下にチラシを1000枚配るよう依頼したとします。部下は、必死になって1000枚のチラシを配ってきました。

しかし、当日を迎えてみたら、お客様は数えるほどしかいません。
「ちゃんと配ったのか？」と部下に聞くと、「はい、全部配ってきました！」と自信満々の返事が返ってきました。こんな話は、よくあるケースかもしれません。

この場合、どんなことが問題だったと思いますか？

その部下は、ただ「チラシを配ってきて！」と言われたので、多くの人に渡せるようオフィス街でランチの時間に配っていたのです。しかし、残念ながら、そのイベントは学生向けの内容だったので、適切なお客様にチラシを渡すことはできませんでした。

ここで必要だったのは、「多くの学生に来てもらう」という目的の共有でした。
それがなかったので、部下の目的は「チラシを配ること」になってしまっていたのです。

まず、仕事を依頼するときには、
「この仕事の最終的な目的は何だと思う？」
としつもんすることが大切です。

すると、部下の仕事への取り組み方が変わってきます。
その目的に合った「最善の行動」を生み出せるようになるのです。

仕事を達成させるために、この部分の確認は不可欠です。どこにフォーカスするべきなのか、部下に考えてもらうことによって、部下自身も取り組みやすくなるでしょう。

部下に仕事をお願いするときには、ぜひこのしつもんを使ってみてください。