優先順位

経験が少ない、または要領が悪い部下の場合、効率的な仕事の進め方ができていない場合があります。

たとえば、「資料を集める」などの簡単な仕事も、こちらが思っていないような段階でつまづいていることがあります。

1. 段取りが悪いとき

そんな様子が見られたら、
「どの順序で進めるのがいいと思う？」
「どうして、その順番がいいのかな？」
としつもんしましょう。

このとき、上司のあなたから「１，２，３の順番でやって」「まずこれを調べて、次にここに電話して・・・」などとすべての段取りを指示しないことです。

指示だけで終わらせてしまうと、部下にそれ以上の成長はありません。

また、すぐに「やり方を教えてください」と聞いてくる部下に対しても、
「まず、〇〇さんは、どういう順番で進めるのがいいと思う？」
と、部下の意見を聞くことから始めてください。

これは、上司に聞くことがいけないということではありません。
ただ何も考えずに答えだけを求めているときには、そのやり方を改めてもらう必要があるのです。

一方で、なかなか聞くことができずに、つまずいている部下もいます。

これは部下のタイプにもよりますが、優秀な人ほど上司に聞けないということがあるようです。相手が相談しやすい状況を作るのも上司の役割。話しやすい雰囲気を作るように心がけましょう。

どちらのタイプの部下であっても、「自分で考えて、それでもわからないと判断したときは、遠慮なく相談してくれていい」というスタンスで接するのがいいでしょう。

段取りは仕事を進める上での要です。ぜひ、しつもんでいいサポートをしたいものです。

2. 優先順位がわかっていないとき

数人の上司から同時に仕事を頼まれる部下の場合、何から手をつければいいのかわからず、仕事を進められないことがよくあります。優先順位をつけることで仕事はスムーズに進むのですが、なかなかそれができないケースも多いのです。

上司が気遣って優先順位を教えてあげることも大切ですが、本人が仕事を請け負うのですから、部下自身に優先順位をわかってもらう必要があります。

一方で、仕事を頼むほうは、誰もが自分の仕事を一番にしてもらいたいと思っています。ですので、「これ、急ぎで頼むよ」「すぐにやっといて」などと頼みがちです。

すると、部下の頭の中はパニックになり、優先順位など決められなくなります。

また、部下の場合、優先順位と言われても、つい簡単そうな仕事から手をつけてみたり、好きな上司の依頼から先に取りかかってみたり、本当に緊急なものがあっても面倒くさがって後回しにすることがあります。

その気持ちもわからなくはないですが、それで仕事が滞ってしまうのなら改善が必要です。

そんなときには、このようにしつもんしてみましょう。
「全体的に見て、一番緊急なのはどれ？」

このしつもんで、部下の手元にある案件を整理していきます。そしてさらに、
「その仕事は、なんでそこが期限なんだろう？」
「どうしてそこが期限か理解している？」
としつもんして、その期限の理由を考えてもらいます。

もしわからない場合は、仕事を頼んでいるそれぞれの上司に理由を確認してもらいましょう。

実はここがポイントです。

それは、受けている仕事のその先にあるシーンを明確にすることで、本当の優先順位が見えてくるからです。たとえば、上司に明日までと言われていても、実は上司がお客様に提出するのは来週だった、ということも多くあります。

まずは、あなたが期限について深堀りして聞いていくことで、何が大事なのかを部下に気づかせるのです。すると、部下が大事なポイントを押さえるようになります。

これができるようになると、部下自身が上司から仕事を請け負うときに、
「これは何日までに必要ですか？」
「なぜ、その日が期限なのですか？」
と確認する習慣がつくのです。

ここで本当の期日がわかると、部下自身で優先順位を決められるようになります。一番緊急なものから優先順位をつけていけば、滞りなく仕事を進めることができるでしょう。

また、慣れない仕事や仕事の質によっては、一人で進めることが困難な場合もあります。そのような場合には、

「誰と協力したらうまくいくと思う？」
「誰に助けてもらったら終わると思う？」
と聞いてみましょう。

責任感の強い部下ほど、人の力を借りることが選択肢の中にない場合があります。でも、誰かにサポートを求めるというのは、仕事を進める上で大切なひとつの手段です。

ぜひ上司のあなたの一言で、そのことに気づかせてあげてください。