期限

部下の仕事が滞っているとき、仕事がしっかり進んでいるかを確認するのは、上司の大切な役目のひとつです。

1. うまく進まないのは何が原因だと思う？

この場合は、まずストレートに「A社の件、うまくいってる？」「予定どおりに進んでる？」としつもんするといいと思います。部下から、「順調です」「予定どおりに進んでいます」という答えが返ってきたら、できていることを確認するだけで問題はないでしょう。

しかし、「うまく進んでいません」「思ったより大変です」という答えが返ってきたときには、問題点を明確にする次のようなしつもんをします。

「うまく進まないのは何が原因だと思う？」

これは、問題点を洗い出すための大事なしつもんです。
「価格交渉のところで止まってしまっていて・・・担当者が変わって、もう一度説明しないといけないんです」「最終契約までこぎつけたんですが、今、先方の社内での確認に時間がかかっているようで・・・」など、スムーズに進んでいない原因が見えてきます。

ここでは、何が問題になっているのかという原因にあたる「事実」を発見することが大切です。あくまでも、感覚や感想ではなく「事実」です。ここで事実が見えてきたら、続いてこうしつもんします。

「それを解決するにはどうすればいいと思う？」

大切なのは、事実を把握した上で、その先の改善策に目を向けることです。改善策が出てくると、部下は行動に移すことができるようになります。仮に、上司のサポートが必要であると感じた場合は、放っておくことはせず、「何か私にできることはある？」と聞いてみましょう。

部下にとって、上司のこの一言はとても心強いものです。

反対に、「なんで進んでないの？」「ちゃんと進んでるよね？」のような質問は、部下の正直な答えを奪ってしまい、真実や解決策に辿り着かなくなることが多くあります。これは、仕事も滞る上に、部下自身の成長にもつながりません。

2. どのようにすれば期限を守れると思う？

「時間がなかった」
「わからなくて進まなかった」
「緊急の用事が入ってしまった」

期限を守れなかったとき、部下からこんな言い訳を聞くことがあるかもしれません。そんなときはまず「守れなかった理由は何だと思う？」と聞いてみましょう。

期限どおりにできなかった場合、必ず守れなかった要因があります。
ただ、事実を把握するのは大切ですが、そこだけにフォーカスしてしまうと、さらなる部下の言い訳を引き出すことにつながってしまいます。

そういう場合は、未来に視点を向けて
「どのようにすれば期限を守れると思う？」
と、部下なりに改善策を考えてもらうようにしましょう。

このとき、部下の答えに合わせてしつもんするのも効果的です。
たとえば、「時間がなかった」という答えには、「どのようにすれば時間を作れると思う？」としつもんするといいでしょう。

「わからなくて進められませんでした」という答えには、「どの部分がわからなかったのかな？」「何があったらできると思う？」と次のステップに意識を向けたしつもんをしていきます。

また、ストレートに「次からはどうしたらいいと思う？」と聞くのもいいかもしれません。そこで、部下から「今度からは先に報告します」「次は断ります」「相談します」「期限を延長してもらえるか交渉します」など、本人なりの答えが出てくると、それが成長につながります。

経験がない部下は考え方に偏りが出ることがあります。そんなときは「他には？」と聞いて、新しい考え方を生み出してもらうのもひとつの方法かもしれません。